Die Anforderungsaufnahme

Was ich dich frage, und warum so gründlich.

Bevor ich deinen KI-Assistenten einrichte, will ich verstehen, wie du arbeitest.

Welche Aufgaben kosten dich heute Zeit? Wie nennst du sie? Welche Vorlagen nutzt du? Und was darf auf keinen Fall passieren?

Das klären wir in der Anforderungsaufnahme. Gemeinsam, im Gespräch. Du sitzt nicht allein vor einem Fragebogen.

Ein Bild dazu: Bevor die Werkstatt an dein Auto geht, fragt sie, was du brauchst und wofür du es nutzt. Erst dann wird geschraubt. Genauso ist es hier.

Das Wichtigste in Kürze

1. Die Anforderungsaufnahme dauert höchstens eine Stunde.
2. Wir gehen die Fragen gemeinsam durch, am Tisch oder im Videogespräch.
3. Die Fragen passen sich deinen Antworten an. Was nicht zutrifft, taucht gar nicht erst auf.
4. Was du nicht sofort weißt, lieferst du einfach nach.
5. Am Ende bekommst du ein Protokoll als PDF.

Die zehn Schritte

1. Eckdaten. Wer du bist, deine Branche, welche KI, deine Datenschutz-Stufe und ob du einer beruflichen Schweigepflicht unterliegst.
2. Menschen und Geräte. Wer mit der KI arbeitet, wer einen eigenen Zugang bekommt, welche Geräte und Betriebssysteme ihr nutzt. Und ob deine Mitarbeitenden eine Verschwiegenheitsverpflichtung brauchen.
3. KI-Account. Welchen Tarif du brauchst, ob es schon einen Account gibt, wer ihn anlegt und wie ich für die Einrichtung hineinkomme.
4. Datenschutz. Training abschalten, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Zwei-Faktor-Anmeldung [Anmeldung mit zweitem Code], Einwilligung deiner Kundinnen und Kunden. Dazu eine Entscheidung für jede Datenart: Klarnamen, Adressen, Geburtsdaten, Gesprächsinhalte, Termine, Firmendaten. Außerdem Aufbewahrung, Gerätesperre und Sicherungskopie.
5. Abläufe. Was die KI übernehmen soll: Diktat, Handschrift und Fotos einlesen, Berichte und Texte vorbereiten, Mails formulieren, Tabellen und Auswertungen, Recherche. Für jeden Ablauf klären wir, wie wichtig er ist, wie viel Zeit er dich heute kostet und wie du ihn im Alltag nennst.
6. Wissen. Deine Fachbegriffe und Abkürzungen, Beispiele für ein gutes Ergebnis, die gewünschte Ausgabeform, deine Programme. Auf Wunsch die Unterlagen für deine Wissensdatenbank.
7. Regeln und Tonfall. Wie die KI mit dir spricht, wie fertige Texte klingen, welche Wörter nie vorkommen dürfen, welche gesetzlichen Vorgaben gelten. Und was die KI tut, wenn sie etwas nicht weiß.
8. Ziel. Woran du in vier Wochen merkst, dass es sich gelohnt hat. Woran wir das messen. Und was auf keinen Fall passieren darf.
9. Übergabe. Einweisung, auf Wunsch Videoanleitung, ein Testfall, dein Kontaktweg für Rückfragen und ein Termin für die Rückschau.
10. Ergebnis. Wir gleichen alles mit dem geplanten Aufwand ab. Du bestätigst, und du bekommst das Protokoll als PDF.

Warum ich so gründlich frage

Eine KI ist nur so gut wie die Aufgabe, die sie bekommt.

Wer ihr nur „schreib mir einen Bericht“ sagt, bekommt irgendeinen Bericht. Wer ihr deine Vorlage, deine Begriffe und deinen Ton mitgibt, bekommt deinen Bericht.

Deshalb frage ich genau nach. Nicht aus Neugier, sondern damit die Einrichtung beim ersten Mal sitzt.

Die Namen deiner Abläufe kommen von dir. Heißt deine Aufgabe im Alltag „Monatsabrechnung“, dann heißt auch der Ablauf so. Das macht es leicht, sich zu merken, was die KI kann.

Warum sich das für dich lohnt

Du weißt vorher, was es kostet. Während der Anforderungsaufnahme behalte ich den Aufwand im Blick. Passt etwas nicht in den vereinbarten Rahmen, sage ich es dir sofort. Ich beginne nichts, was nicht besprochen ist.

Du hast alles schwarz auf weiß. Das Protokoll hältst du in der Hand. Es zeigt, was eingerichtet wird, welche Daten hineindürfen und welches Ziel wir haben.

Du denkst einmal gründlich über deine Abläufe nach. Viele merken dabei, welche Aufgaben sie schon lange stören. Das ist ein Gewinn für sich.

So bereitest du dich vor

Du musst nichts vorbereiten. Wenn du magst, lege dir das hier bereit:

1. Vorlagen, mit denen du arbeitest. Die Dateinamen reichen.
2. Links, die du oft brauchst, zum Beispiel von deinem Verband.
3. Ein oder zwei Beispiele für ein gutes Ergebnis.
4. Die E-Mail-Adresse deines KI-Accounts, falls es schon einen gibt. Ohne Passwort.
5. Deine wichtigsten Fachbegriffe und Abkürzungen.

Häufige Fragen

Kann ich die Fragen auch allein beantworten?

Das empfehle ich nicht. Viele Fragen klingen einfach und haben es in sich, zum Beispiel beim Datenschutz. Im Gespräch klären wir sie in wenigen Sätzen. Deshalb gehen wir sie immer gemeinsam durch.

Was passiert, wenn ich etwas nicht weiß?

Dann lassen wir es offen und du lieferst es nach. Die offenen Punkte stehen im Protokoll, damit nichts verloren geht.

Was passiert mit dem Protokoll?

Es ist die Grundlage für die Einrichtung. Du bekommst es als PDF und kannst es jederzeit nachlesen.

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