Wissensdatenbank: dein Firmenwissen, das antwortet

Du fragst. Die KI antwortet aus deinen eigenen Unterlagen und nennt die Quelle.

Wo steht noch mal die Regel für Auslagen? Welche Vorlage gilt für den Bericht? Was hat der Verband dazu geschrieben?

In vielen Betrieben steckt das Wissen in Ordnern, Mails und in einem Kopf: deinem.

Eine Wissensdatenbank bringt deine Unterlagen, Vorlagen, Richtlinien und Fachtexte an einen Ort. An einen Ort, der antwortet.

Ein Bild dazu: In einer guten Werkstatt schlägt der Mechaniker im Werkstatthandbuch nach, bevor er schraubt. Er rät nicht. Deine Wissensdatenbank ist dein Werkstatthandbuch. Nur dass du nicht blättern musst, sondern einfach fragst.

Was eine Wissensdatenbank kann

1. Sie antwortet aus deinen Quellen. Nicht aus irgendwelchen Seiten im Internet, sondern aus den Unterlagen, die du hineingibst.
2. Sie nennt die Stelle. Zu jeder Antwort siehst du, aus welchem Dokument sie stammt. So kannst du nachprüfen.
3. Sie ist immer da. Einmal hochgeladen, steht dein Wissen in jedem Gespräch mit deiner KI bereit.
4. Sie lässt sich teilen. Dein Team kann dieselben Unterlagen nutzen, zum Ansehen oder zum Mitarbeiten.

Was hineinpasst

Fast alles, womit du im Alltag arbeitest:

1. Vorlagen und Formulare, zum Beispiel für Berichte oder Angebote.
2. Richtlinien, Handbücher, Arbeitsanweisungen.
3. Fachtexte und Vorgaben deines Verbands.
4. Häufige Fragen deiner Kundinnen und Kunden mit deinen Antworten.

In Mistral Vibe (früher Le Chat) legst du beliebig viele Bibliotheken an. Du lädst bis zu 100 Dateien auf einmal hoch, jede bis 100 MB. Möglich sind PDF, Word, Excel, PowerPoint, Numbers, Bilder, Textdateien und E-Mails. Der Gesamtspeicher hängt vom Tarif ab: Pro bis 15 GB, Team bis 30 GB je Person (Stand September 2026).

Quellen: Mistral, Bibliotheken: docs.mistral.ai/le-chat/knowledge-integrations/libraries · Mistral, Preise: mistral.ai/pricing

Videos von YouTube nimmt Mistral nicht direkt auf. Der Ausweg: eine Mitschrift als Textdatei.

Wichtig: In die Wissensdatenbank kommen nur Unterlagen ohne Personenbezug. Keine Akten, keine Kundendaten. Welche Unterlagen genau hineindürfen, hängt an deiner Datenschutz-Stufe. Mehr dazu: Datenschutz.

Womit wir sie bauen

Die Wissensdatenbank gibt es bei mehreren Anbietern. Welcher passt, richtet sich nach deiner KI und deiner Datenschutz-Stufe.

1. Mistral-Bibliothek (Mistral, Paris). Die Dokumente liegen laut Mistral auf europäischer Cloud-Infrastruktur. Ab Datenschutz-Stufe 6 ist das der Weg.
2. Gemini Notebook (Google, USA). Antwortet nur aus deinen eigenen Quellen und nennt die Stelle. Mit einem Google-Account kostenlos nutzbar, mehr Umfang ab Google AI Plus.
3. Claude-Projekt (Anthropic, USA). Die KI kennt deine Unterlagen und deinen Ton, ohne dass du alles jedes Mal neu erklärst.

Ob deine Unterlagen zum Training der KI genutzt werden, hängt vom Tarif ab. Das Abschalten gehört zur Einrichtung.

So entsteht deine Wissensdatenbank

1. Gemeinsam auswählen. In der Anforderungsaufnahme gehen wir deine Unterlagen durch: eine Liste der Dokumente mit ihrem Zweck, dazu eine Link-Sammlung.
2. Zweck festlegen. Soll die Datenbank Vorlagen bereithalten, Regeln nachschlagen oder Kundenfragen beantworten?
3. Einrichten und testen. Ich lege die Wissensdatenbank an und teste sie mit Fragen aus deinem Alltag.
4. Pflege klären. Wer legt neue Unterlagen hinein, wer räumt Veraltetes heraus?
5. Einweisung. Du lernst, wie du deine Wissensdatenbank selbst weiter fütterst.

Was du am Ende in der Hand hast

Eine Wissensdatenbank, die Fragen mit Quellenangabe beantwortet. Dazu eine Einweisung, wie du sie weiter fütterst.

Warum sich das für dich lohnt

Dein Wissen bleibt im Haus. Auch wenn jemand im Urlaub ist oder den Betrieb verlässt.

Neue Mitarbeitende finden sich schneller zurecht. Sie fragen die Wissensdatenbank, statt dich zum zehnten Mal zu fragen.

Du suchst weniger. Statt Ordner zu durchblättern, stellst du eine Frage.

Du kannst nachprüfen. Weil die Quelle genannt wird, siehst du, woher die Antwort kommt.

Häufige Fragen

Kann sich die Wissensdatenbank irren?

Ja. Auch eine KI mit guten Quellen kann eine Stelle falsch verstehen. Deshalb nennt sie die Quelle, und deshalb gilt: Was hinausgeht, liest vorher ein Mensch.

Muss ich alles auf einmal hineinlegen?

Nein. Wir fangen mit den wichtigsten Unterlagen an. Den Rest ergänzt du nach und nach.

Was kostet eine Wissensdatenbank?

Die Einrichtung läuft über die Umsetzung zu 125 € netto je Stunde. Vor dem Start bekommst du eine Einschätzung des Aufwands. Ein vereinbartes Budget überschreite ich nur mit deiner Freigabe. Das Abo beim KI-Anbieter zahlst du direkt an den Anbieter. Alle Details findest du unter Preise.

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